Ngành pháp lý · dịch vụ B2B, cho thuê, thiết kế thi công
Hợp đồng ký xong tự thu cọc, tiền vào là hợp đồng có hiệu lực ngay
Ký hợp đồng điện tử xong, hệ thống hiện luôn mã VietQR động đúng số tiền cọc và mã hợp đồng. Khách quét mã, tiền vào tài khoản ACB của công ty, ACB báo có cho MONA Pay, MONA Pay gọi webhook về phần mềm quản lý hợp đồng trong vài giây. Hợp đồng tự chuyển sang trạng thái “đã cọc, có hiệu lực”, sale không cần giục kế toán, kế toán không cần dò sao kê, và việc này dùng miễn phí.
- 500 giao dịchmiễn phí mỗi tháng, đủ mọi tính năng
- Không thu %trên số tiền khách chuyển
- Tiền về thẳngtài khoản ngân hàng đứng tên bạn
- Từ 2022chạy tiền thật cho khách MONA
Chuyện đội MONA gặp ở sale và kế toán
Ký xong hợp đồng rồi, chờ ai xác nhận tiền cọc?
Đội MONA làm phần mềm cho khá nhiều công ty dịch vụ B2B, cho thuê thiết bị, thiết kế thi công. Khâu ký hợp đồng thì đã số hoá xong từ lâu, nhưng khâu xác nhận tiền cọc vẫn đứng lại ở người.
Khách ký xong, sale gửi số tài khoản, rồi chờ
Hợp đồng ký điện tử chỉ mất vài phút, nhưng sau đó sale phải nhắn tay số tài khoản công ty, dặn khách ghi đúng nội dung chuyển khoản. Khách bận việc, chuyển khoản chậm nửa ngày, sale ngồi chờ không dám báo khách hàng khác là hợp đồng đã chốt.
Kế toán phải mở app ngân hàng dò từng dòng
Cuối ngày kế toán mở app ngân hàng, dò từng giao dịch xem khoản nào khớp với hợp đồng nào. Nội dung chuyển khoản đôi khi ghi thiếu, ghi sai, kế toán phải nhắn lại sale hỏi khách chuyển bao nhiêu, ngày nào.
Khách ký cuối tuần, cọc xong không ai kích hoạt hợp đồng
Khách ký và chuyển cọc vào tối thứ Bảy, kế toán nghỉ đến thứ Hai mới xác nhận. Dịch vụ đáng lẽ chạy ngay từ cuối tuần lại bị trễ hai ngày, khách khó chịu vì tưởng công ty làm việc chậm.
Mẫu điều khoản đặt cọc
Ghi rõ trong hợp đồng: hiệu lực tính từ lúc nhận đủ tiền cọc
Muốn hợp đồng tự động chuyển trạng thái theo dòng tiền, điều khoản đặt cọc cần ghi rõ mốc hiệu lực gắn với việc nhận đủ tiền, không chỉ ghi chung chung “sau khi hai bên ký”. Mẫu dưới đây đội MONA gợi ý để tham khảo, công ty nên đưa pháp chế hoặc luật sư riêng xem lại trước khi đưa vào hợp đồng chính thức.
Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, và bên nào từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì mất quyền với tài sản đặt cọc hoặc phải đền theo thoả thuận. Đây chỉ là mẫu tham khảo, từng loại hợp đồng có tình huống khác nhau nên công ty cần nhờ pháp chế kiểm lại trước khi dùng.
Luồng nghiệp vụ
Bốn bước, không bước nào cần người ngồi canh
Đây là luồng chạy khi phần mềm quản lý hợp đồng nối với MONA Pay, dùng được cho hợp đồng ký qua nền tảng ký số hoặc hợp đồng giấy chuyển thành file PDF gửi qua email.
Hai bên ký hợp đồng điện tử
Sale gửi hợp đồng qua nền tảng ký số hoặc form nội bộ, khách ký xác nhận trên máy tính hoặc điện thoại.
Hệ thống hiện mã VietQR động đúng số tiền cọc
Ngay sau khi ký xong, màn hình hiện mã QR đã gắn sẵn số tiền cọc theo phần trăm giá trị hợp đồng và mã hợp đồng, khách quét bằng app ngân hàng bất kỳ, không cần gõ tay nội dung chuyển khoản.
Tiền vào tài khoản công ty, ACB báo có cho MONA Pay
Ngay lúc khách chuyển khoản xong, kể cả nửa đêm hay cuối tuần, ACB thấy tiền vào là báo cho MONA Pay.
Webhook chạy về phần mềm, hợp đồng tự chuyển “có hiệu lực”
MONA Pay gọi webhook kèm chữ ký HMAC-SHA256 về phần mềm quản lý hợp đồng, phần mềm khớp mã hợp đồng rồi tự đổi trạng thái, gửi email xác nhận cho khách và báo tin cho sale qua nhóm Telegram.
Bám theo dòng tiền
Trạng thái hợp đồng đi theo đúng số tiền đã nhận
Không phải hợp đồng nào khách cũng chuyển đủ tiền một lần, phần mềm nên phân theo mức tiền nhận được để biết chính xác việc cần làm tiếp theo.
| Trạng thái | Điều kiện dòng tiền | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Chưa cọc | Chưa ghi nhận giao dịch nào cho mã hợp đồng | Hệ thống tự nhắc khách qua email sau khoảng thời gian đặt sẵn |
| Cọc thiếu | Đã nhận tiền nhưng chưa đủ mức cọc yêu cầu | Gửi lại mã QR mới với số tiền còn thiếu, hợp đồng vẫn ở trạng thái chờ |
| Đã cọc, có hiệu lực | Đã nhận đủ hoặc hơn mức cọc yêu cầu | Kích hoạt dịch vụ, gửi lịch triển khai cho khách |
| Quá hạn | Hết thời hạn đặt cọc quy định trong hợp đồng mà chưa nhận đủ tiền | Sale gọi lại xác nhận, nếu khách không phản hồi thì huỷ hợp đồng theo điều khoản |
Nối vào phần mềm đang dùng
Đang dùng phần mềm ký số hay quản lý hợp đồng nào cũng nối được
MONA Pay không thay thế phần mềm ký số hay quản lý hợp đồng, chỉ là lớp báo có gắn thêm vào phần dòng tiền. Công ty đang dùng phần mềm nào nhận được webhook cũng nối được, theo tài liệu webhook. Chưa có người kỹ thuật thì đội MONA viết lớp nối cho công ty, hoặc dùng đường không cần code là mã QR động cho từng hợp đồng và thông báo Telegram cho sale.
Công ty chưa có phần mềm quản lý hợp đồng thì Mona.Software làm theo yêu cầu, có sẵn MCP tại mcp.monacloud.vn/mcp để AI trợ lý nội bộ tự tra cứu trạng thái hợp đồng và dòng tiền. Báo giá phần mềm gọi 1900 636 648, riêng MONA Pay dùng miễn phí.
Chi phí
Hợp đồng giá trị lớn cũng không mất phần trăm
- Phí phần trăm trên tiền cọc
- 0 đồng
- Gói miễn phí
- 500 giao dịch/tháng
MONA Pay miễn phí 0 đồng một tháng, không hết hạn, cho 500 giao dịch tiền vào mỗi tháng, tính theo số lần tiền vào chứ không tính theo số tiền. Hợp đồng cọc 5.000.000 đồng hay 500.000.000 đồng đều chỉ tính là một giao dịch, không thu phần trăm trên số tiền như một số dịch vụ trung gian khác. Công ty ký nhiều hợp đồng hơn mức 500 giao dịch một tháng thì lên gói Khởi nghiệp 99.000 đồng một tháng, tính năm 990.000 đồng, cho 2.000 giao dịch một tháng. Nếu công ty đang dùng web, phần mềm hay hosting của The MONA Group thì dùng MONA Pay miễn phí hoàn toàn.
Công ty đang dùng phần mềm quản lý hợp đồng có sẵn, có cần đổi sang phần mềm khác không?
Không cần. MONA Pay chỉ gửi thêm webhook báo có về đúng phần mềm đang dùng, miễn phần mềm đó có chỗ nhận webhook. Phần mềm chưa có tính năng này thì đội MONA viết lớp nối, theo tài liệu webhook.
Điều khoản đặt cọc trong mẫu ở trên có dùng ngay được không?
Đây chỉ là mẫu tham khảo để công ty hình dung cách viết. Mỗi loại hợp đồng, mỗi ngành nghề có ràng buộc khác nhau, công ty nên đưa pháp chế hoặc luật sư riêng xem lại trước khi đưa vào hợp đồng chính thức, đặc biệt là phần xử lý khi một bên vi phạm.
Khách chuyển cọc thiếu so với mức yêu cầu thì hợp đồng có tự kích hoạt không?
Không. Hệ thống chỉ chuyển sang “đã cọc, có hiệu lực” khi nhận đủ hoặc hơn số tiền yêu cầu trong mã QR. Chuyển thiếu thì hợp đồng vẫn ở trạng thái “cọc thiếu”, hệ thống gửi lại mã QR cho phần còn lại.
Tiền cọc hợp đồng có nằm ở MONA Pay lúc nào không?
Không. MONA Pay không giữ tiền, không phải ví trung gian. Tiền vào thẳng tài khoản ACB đứng tên công ty, sao kê ngân hàng là sổ cái thật. MONA Pay chỉ nhận thông báo từ ACB rồi báo về phần mềm và Telegram.
Hợp đồng ký ngoài giờ hành chính, cuối tuần thì có kích hoạt được không?
Có. ACB báo có cho MONA Pay theo thời gian thực suốt cả tuần, không phụ thuộc giờ làm việc của kế toán. Khách ký và cọc lúc 22 giờ tối Chủ Nhật, hợp đồng vẫn tự chuyển hiệu lực ngay lúc đó.
Chi phí tích hợp webhook vào phần mềm quản lý hợp đồng đang dùng là bao nhiêu?
MONA Pay không thu thêm phí tích hợp và dùng miễn phí trong hạn mức giao dịch đã nêu ở trên. Nếu cần đội MONA viết lớp nối vào phần mềm sẵn có, chi phí phần công viết nối báo giá riêng qua 1900 636 648, tuỳ độ phức tạp của phần mềm đang dùng.
Bắt đầu với MONA Pay
Nối ngân hàng hôm nay để đơn chuyển khoản tự xác nhận
Tạo tài khoản là dùng ngay, miễn phí 500 giao dịch mỗi tháng. Muốn thử trước thì sandbox tạo giao dịch tiền vào giả, không tốn tiền thật.