Phân phối · Bán sỉ · Chuỗi đại lý
Phần mềm quản lý công nợ tự gạch nợ khi đại lý chuyển khoản
Phần mềm quản lý công nợ nối MONA Pay cấp cho mỗi đại lý một tài khoản ảo ACB riêng biệt, vì vậy hệ thống nhận diện được chính xác ai vừa chuyển tiền mà không cần nhìn vào nội dung giao dịch. Đại lý chuyển khoản vào bất cứ lúc nào, phần mềm tự động trừ nợ đúng đại lý đó trong vòng 3 giây. Trả dư thì hệ thống ghi có kỳ sau, trả gộp thì tự ưu tiên trừ hoá đơn cũ trước. Kế toán và sales không còn phải đối soát chứng từ bằng tay. MONA Pay miễn phí 500 giao dịch mỗi tháng và không thu phần trăm, nên đại lý chuyển 200.000.000 đồng một lần thì công ty cũng không mất đồng phí nào trên số tiền đó.
- 500 giao dịchmiễn phí mỗi tháng, đủ mọi tính năng
- Không thu %trên số tiền khách chuyển
- Tiền về thẳngtài khoản ngân hàng đứng tên bạn
- Từ 2022chạy tiền thật cho khách MONA
Chuyện khách làm phần mềm hay kể
Thu công nợ bằng chuyển khoản đang kẹt ở đâu?
Doanh nghiệp phân phối đến MONA làm phần mềm quản lý bán hàng thường kể bốn chuyện lặp đi lặp lại, và cả bốn chuyện đều bắt nguồn từ cùng một gốc rễ: kế toán không biết ai vừa chuyển tiền cho đến khi đã mất cả buổi đi xác nhận. Đội MONA nghe nhiều đến mức có thể đoán ra câu tiếp theo trước khi khách kể xong.
Đại lý chuyển tiền nhưng quên gửi uỷ nhiệm chi
Đại lý báo đã chuyển 50.000.000 đồng nhưng không chụp màn hình gửi kèm, nên bộ phận sales không có bằng chứng để thúc kế toán xác nhận ngay. Kế toán phải tự dò app ngân hàng giữa hàng chục giao dịch trong ngày, không biết lệnh nào là của đại lý nào vì nội dung đều ghi chung chung. Đại lý cáu gắt vì cho rằng công ty làm khó, trong khi phía công ty thực sự không nhìn ra được khoản tiền đó. Cuối cùng phải gọi điện qua lại ba lần mới chốt xong một khoản thu.
Nhiều đại lý chuyển cùng số tiền, ghi chung chung
Ba đại lý cùng chuyển đúng 1.250.000 đồng vào ngày 5 hằng tháng theo chu kỳ hợp đồng, và tất cả đều ghi nội dung là thanh toán tiền hàng, một nội dung không có thông tin định danh nào cả. Kế toán nhìn vào sao kê thấy ba dòng giống hệt nhau, không thể gạch nợ vì không biết của ai. Phải gọi sales đi hỏi từng đại lý, đợi phản hồi rồi mới dám gạch một khoản. Việc xác nhận ba khoản thu đơn giản đó kéo dài suốt một buổi sáng.
Chuyển ngoài giờ, kẹt đơn hàng mới
Đại lý chuyển khoản lúc chín giờ tối vì đó là lúc họ rảnh tay, nhưng sales không có quyền xem sao kê ngân hàng nên không thể xác nhận ngay để thông chốt đơn. Phải đợi đến sáng thứ Hai kế toán mới vào xem và ký nhận, tức là đơn hàng bị treo qua cả cuối tuần chỉ vì một bước xác nhận thủ công. Hàng không xuất được, đại lý không chịu nhập lô mới vì trên hệ thống vẫn báo còn nợ cũ chưa gạch. Một khoản thanh toán đã về tài khoản nhưng cả hai phía đều không được lợi.
Trả gộp nhiều hoá đơn, cấn trừ lắt nhắt
Đại lý trả gộp 10.000.000 đồng để thanh toán cho bốn hoá đơn với số tiền khác nhau, nhưng không liệt kê rõ cấn trừ theo hoá đơn nào vì họ kỳ vọng kế toán tự biết. Kế toán ngồi trừ tay từng dòng trên file Excel, phải đối chiếu ngày tháng từng hoá đơn để biết ưu tiên trừ cái nào trước, một việc tốn thời gian và dễ nhầm khi số lượng đại lý tăng lên. Cuối tháng chốt công nợ với đại lý thường xuyên lệch vài trăm nghìn đồng vì một bước trừ bị tính sai thứ tự. Dò lại toàn bộ để tìm ra chỗ lệch mất thêm nửa ngày nữa.
Cách MONA Pay làm
Công nợ tự gạch, sales và kế toán đều khoẻ
Đội MONA hay khuyên doanh nghiệp phân phối một điều: chỉ cần đổi cách nhận tiền, toàn bộ luồng đối soát công nợ sẽ chạy tự động mà không cần thêm nhân sự. Dưới đây là năm bước tự động hoá dựa trên tài khoản ảo ACB, giải thích từng bước để anh chị hình dung trước khi quyết định tích hợp.
Mỗi đại lý được cấp số tài khoản ảo ACB riêng
Phần mềm quản lý bán hàng gọi API của MONA Pay để cấp cho mỗi đại lý một số tài khoản ảo ACB riêng, và số này gắn cố định với đại lý đó trong suốt vòng đời hợp đồng. Anh chị có thể in số tài khoản ảo hoặc mã VietQR ngay trên bảng kê công nợ gửi cho đại lý hằng tháng, để họ lưu lại và dùng cho mọi lần thanh toán sau này. Đại lý không cần nhớ mã hoá đơn hay ghi nội dung chuyển khoản, chỉ cần chuyển đúng số tài khoản ảo là đủ thông tin để hệ thống định danh.
Đại lý chuyển khoản, tiền về ACB của công ty
Đại lý dùng app ngân hàng bất kỳ, Agribank, Vietcombank, TPBank hay bất kỳ ngân hàng nào khác, để chuyển khoản đến số tài khoản ảo ACB, và tiền đó vào thẳng tài khoản ngân hàng ACB đứng tên doanh nghiệp anh chị, không đi qua trung gian nào. ACB ghi nhận giao dịch và lập tức thông báo cho MONA Pay, kể cả lúc nửa đêm hay ngày lễ, vì kết nối này hoạt động 24/7. Tiền đã về là về, không chờ đến giờ làm việc mới hạch toán.
MONA Pay bắn thông báo thời gian thực
Ngay khi nhận tín hiệu từ ACB, MONA Pay đẩy toàn bộ thông tin giao dịch vào phần mềm quản lý công nợ qua webhook, bao gồm số tài khoản ảo, số tiền, thời gian giao dịch và mã đại lý tương ứng. Đồng thời, hệ thống gửi tin nhắn thông báo vào nhóm Telegram của team sales trong vòng 3 giây, nên sales biết ngay mà không cần hỏi kế toán. Mọi người trong nhóm đều nhận cùng một thông tin, cùng một lúc, không ai bị bỏ lại sau.
Phần mềm tự gạch nợ theo hoá đơn cũ trước
Phần mềm nhận dạng đại lý thông qua số tài khoản ảo trong payload webhook, tra ra danh sách hoá đơn đang còn nợ của đại lý đó và bắt đầu trừ từ hoá đơn cũ trước, đúng theo nguyên tắc FIFO mà kế toán vẫn áp dụng thủ công. Toàn bộ thao tác này diễn ra tự động, không cần người ngồi trừ từng dòng trên Excel nữa. Nếu đại lý trả dư, khoản dư được ghi có tự động vào hạn mức khả dụng cho kỳ thanh toán kế tiếp.
Sales thấy hạn mức realtime, cảnh báo tự động
Ngay sau khi hệ thống gạch nợ xong, số dư công nợ trên màn hình phần mềm của sales cập nhật ngay lập tức, không phải đợi kế toán đồng bộ số liệu cuối ngày. Sales tự tin chốt đơn hàng mới mà không lo đại lý đang nợ quá hạn vì thông tin đã là thời gian thực. Hệ thống cũng tự động gửi cảnh báo khi đại lý sắp đến hạn thanh toán mà chưa chuyển tiền, giúp sales nhắc trước thay vì phải tra lại danh sách nợ cuối tháng.
Ca lệch và cách xử lý
Các ca lệch tiền và cách phần mềm tự xử lý
Đại lý trả thiếu tiền
Ví dụ đại lý đang nợ 5.000.000 đồng nhưng tháng này chỉ xoay được 3.000.000 đồng nên chuyển trước một phần. Phần mềm vẫn gạch nợ một phần cho hoá đơn đó, tức là ghi nhận 3.000.000 đồng đã thu, và khoản còn lại 2.000.000 đồng tiếp tục treo trên hệ thống như nợ chưa thanh toán. Sales nhìn vào màn hình biết ngay đại lý nào còn thiếu bao nhiêu, không cần gọi điện hỏi kế toán để lấy thông tin trước khi nhắc nhở. Không có khoản nào bị rơi hay bị nhầm sang đại lý khác.
Đại lý trả dư tiền
Đại lý nợ 1.800.000 đồng nhưng muốn trả chẵn 2.000.000 đồng cho tiện, nên chuyển khoản luôn số tròn mà không cần hỏi lại công ty. Phần mềm gạch xong 1.800.000 đồng tiền nợ, phần dư 200.000 đồng tự động được ghi nhận thành khoản trả trước và giữ trong hạn mức của đại lý đó. Đơn hàng tiếp theo của đại lý sẽ tự cấn trừ khoản dư này mà không cần lập phiếu thu hay điều chỉnh thủ công. Kế toán không cần làm gì thêm cho ca này.
Trả gộp nhiều hoá đơn một lần
Đại lý có bốn hoá đơn từ các tháng khác nhau và muốn trả một lần cho gọn, chuyển khoản 8.500.000 đồng mà không liệt kê cấn trừ theo từng hoá đơn. Phần mềm tự tra danh sách hoá đơn tồn của đại lý đó, sắp xếp theo ngày tháng phát sinh và trừ từ hoá đơn lâu trước, lần lượt cho đến khi hết số tiền vừa chuyển. Luồng này hoàn toàn tự động và không cần đại lý hay kế toán phải làm gì thêm ngoài việc chuyển đúng tài khoản ảo. Đây là ca phổ biến mà các doanh nghiệp phân phối gặp hằng tháng.
Ghi sai nội dung chuyển khoản
Đại lý quên ghi mã hoá đơn, hoặc nhờ người thân chuyển thay nên nội dung giao dịch hoàn toàn không có thông tin nhận dạng, điều này trước đây gây ra đủ loại rắc rối khi đối soát thủ công. Với tài khoản ảo ACB, nội dung chuyển khoản không còn quan trọng nữa vì hệ thống nhận dạng đại lý hoàn toàn dựa trên số tài khoản ảo đích, không phải nội dung. Anh chị có thể yên tâm rằng kể cả khi đại lý ghi sai hoặc để trống nội dung, khoản tiền đó vẫn được gạch đúng tên.
Cách nối vào phần mềm
Đã có phần mềm hay chưa đều tích hợp được
Đội MONA hay khuyên anh chị đừng lo về phần kỹ thuật trước khi hiểu rõ luồng nghiệp vụ, vì tích hợp API báo có tự động thường dễ hơn nhiều so với những gì anh chị hình dung ban đầu. Dưới đây là ba hướng phổ biến tuỳ theo tình trạng phần mềm của công ty anh chị hiện tại.
Đã có phần mềm quản lý công nợ
Lập trình viên của công ty anh chị chỉ cần cấu hình một endpoint nhận webhook từ MONA Pay, sau đó hệ thống sẽ tự đẩy payload JSON chứa trường ma_dai_ly và ID tài khoản ảo mỗi khi có giao dịch mới. Phần mềm đọc trường ma_dai_ly đó, tra danh sách hoá đơn tồn và gọi hàm gạch nợ, logic nghiệp vụ này do lập trình viên của anh chị viết, còn MONA Pay lo phần kết nối ngân hàng và đẩy dữ liệu về. Đọc tài liệu webhook để gửi cho lập trình viên tham khảo, thông thường code phần nhận webhook mất vài giờ là xong.
Chưa có phần mềm hoặc cần thay mới
MONA Software nhận làm phần mềm quản lý công nợ và DMS theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp, bao gồm quy trình xét duyệt hạn mức, lịch sử giao dịch theo đại lý và báo cáo công nợ định kỳ. Vì luồng thu tiền tự động đã được ghép sẵn MONA Pay trong các phần mềm MONA làm, anh chị không cần tích hợp thêm sau bàn giao, hệ thống chạy trơn tru ngay từ ngày đầu. Đây là hướng phù hợp khi công ty anh chị đang dùng Excel hoặc phần mềm cũ không còn đáp ứng được quy mô đại lý hiện tại.
Nhờ AI viết code nối
Anh chị có thể bảo Claude, Cursor hoặc Codex nối MONA Pay vào app này để tự gạch nợ khi đại lý chuyển khoản, và AI sẽ tự gọi MCP mcp.monacloud.vn/mcp để đọc toàn bộ tài liệu kỹ thuật trước khi viết code. AI hiểu cấu trúc payload webhook, hiểu cách xác thực chữ ký giao dịch và tự sinh đoạn code tích hợp vào mã nguồn đang có của anh chị. Cách này tiết kiệm đáng kể thời gian vì AI không cần được giải thích từ đầu về cách MONA Pay hoạt động.
Chi phí
Tiền vào thẳng tài khoản công ty, không tốn phần trăm
- Gói Miễn phí
- 500 giao dịch/tháng
- Phí trên số tiền
- 0 đồng, ở mọi gói
- Khách của MONA
- Miễn phí hoàn toàn
Các giải pháp ví điện tử và cổng thanh toán trung gian thường cắt phí phần trăm trên mỗi giao dịch, nghĩa là mỗi tháng anh chị đang trả một khoản không nhỏ cho đúng dòng tiền của chính mình. MONA Pay không làm vậy, tiền đại lý chuyển vào thẳng tài khoản ngân hàng ACB của doanh nghiệp anh chị, MONA Pay chỉ nhận tín hiệu từ ngân hàng và truyền về phần mềm chứ không giữ tiền. Đại lý dùng app ngân hàng nào chuyển cũng được, miễn đích đến là số tài khoản ảo ACB của công ty anh chị.
Hệ thống MONA tự xây để thu tiền cho chính mình từ năm 2022 và dùng liên tục đến nay, nên những ca lệch tiền hay sự cố kỹ thuật đã được xử lý qua thực tế vận hành thật, không phải môi trường thử nghiệm. Năm 2026 MONA mở rộng cho mọi doanh nghiệp sử dụng. The MONA Group thành lập năm 2016 với 14.000+ dự án hoàn thành và tỷ lệ 85% khách quay lại, nên anh chị có thể hỏi về ca dùng thật thay vì chỉ đọc tài liệu quảng cáo. Tổng đài 1900 636 648 có người trực trong giờ làm việc. Xem ca dùng thật và cách báo qua Telegram.
Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ của tôi là bản mua đứt cài trên server nội bộ, có nối được không?
Được, miễn là server của anh chị mở được một kết nối nhận webhook từ Internet thì MONA Pay sẽ đẩy dữ liệu giao dịch về endpoint đó mỗi khi có đại lý chuyển tiền. Thông báo Telegram chạy hoàn toàn độc lập với server nội bộ, nên kể cả khi server đang bảo trì, team sales vẫn nhận được tin nhắn báo có trong 3 giây. Phần webhook xử lý sẽ chờ server trở lại rồi tự retry theo cơ chế có sẵn.
Đại lý trả bằng ngân hàng Agribank hay Vietcombank thì có tự gạch nợ được không?
Hoàn toàn được, vì đại lý chuyển từ ngân hàng nào không quan trọng, quan trọng là đích đến phải là số tài khoản ảo ACB của công ty anh chị. Đại lý dùng app ngân hàng bất kỳ để chuyển khoản nhanh 24/7, và ACB sẽ ghi nhận giao dịch rồi thông báo cho MONA Pay trong vòng 3 giây bất kể nguồn tiền đến từ ngân hàng nào. Đại lý không cần mở tài khoản ACB hay cài thêm app gì mới.
Nếu nhiều đại lý chuyển khoản cùng lúc thì phần mềm có bị nhầm không?
Không thể nhầm được, vì mỗi đại lý cầm một số tài khoản ảo ACB hoàn toàn riêng biệt và giao dịch của họ đi vào đúng số tài khoản ảo đó. MONA Pay nhận diện đại lý dựa trên tài khoản ảo đích, không dựa vào số tiền hay nội dung chuyển khoản, nên dù năm mươi đại lý cùng chuyển một lúc thì hệ thống vẫn gạch nợ đúng từng người. Cơ chế này cũng là lý do tại sao đại lý ghi sai nội dung vẫn không gây ra vấn đề gì.
Tiền công nợ có bị giam ở MONA Pay không?
Không, MONA Pay không giữ tiền của anh chị dù chỉ một giây. Tiền đại lý chuyển vào thẳng tài khoản ngân hàng ACB đứng tên doanh nghiệp anh chị, MONA Pay chỉ nhận tín hiệu từ ACB rồi truyền thông tin đó về cho phần mềm để gạch nợ, đây là điểm khác biệt cơ bản so với các giải pháp trung gian giữ tiền rồi mới chuyển lại. Anh chị có thể kiểm tra tài khoản ACB bất cứ lúc nào và thấy tiền đã ở đó ngay sau khi đại lý chuyển.
Chúng tôi dùng phần mềm DMS tự code, có thể gạch nợ theo hoá đơn cũ từ trước được không?
Hoàn toàn được, vì lập trình viên của anh chị toàn quyền kiểm soát logic gạch nợ, MONA Pay chỉ đẩy webhook báo có chứa mã đại lý và số tiền, còn lại do code phía anh chị quyết định. Lập trình viên tự viết hàm quét danh sách hoá đơn tồn của đại lý đó, sắp xếp theo ngày phát sinh từ cũ đến mới rồi trừ lần lượt, trường hợp dư thì cộng vào hạn mức kỳ sau theo quy tắc doanh nghiệp anh chị đang áp dụng. Không có ràng buộc nào về cách anh chị triển khai nghiệp vụ bên trong.
MONA Software có nhận làm phần mềm quản lý công nợ theo yêu cầu không?
Có, đội MONA chuyên làm phần mềm quản lý bán hàng và công nợ cho doanh nghiệp phân phối, bao gồm cả các quy trình xét duyệt hạn mức phức tạp, phân quyền theo cấp đại lý và báo cáo công nợ tổng hợp cuối kỳ. Vì đội làm từ A đến Z nên luồng thu tiền qua MONA Pay được tích hợp trong quá trình xây dựng, anh chị không phải lo thêm việc nối sau khi bàn giao. Anh chị liên hệ tổng đài 1900 636 648 để đặt lịch trao đổi về đặc thù doanh nghiệp trước khi báo giá.
Bắt đầu với MONA Pay
Nối ngân hàng hôm nay để đơn chuyển khoản tự xác nhận
Tạo tài khoản là dùng ngay, miễn phí 500 giao dịch mỗi tháng. Muốn thử trước thì sandbox tạo giao dịch tiền vào giả, không tốn tiền thật.