Giáo dục mầm non, trường học · Quản lý bữa ăn và thu phí
Phần mềm quản lý ăn bán trú thu tiền tự báo có
Phần mềm tính chính xác khoản thu sau khi trừ ngày phép từng bé, ví dụ bé nghỉ 3 ngày thì hóa đơn tự ra đúng 1.250.000 đồng, không cần kế toán bấm tay. Phụ huynh nhận mã QR qua Zalo rồi mở app ngân hàng quét là xong. Hệ thống tự gạch nợ trong 3 giây, gửi thông báo về Telegram cho kế toán, và không ai phải dò sao kê thêm nữa. Trường 300 bé đóng tiền ăn mỗi tháng là khoảng 300 giao dịch, nằm gọn trong gói miễn phí 500 giao dịch/tháng của MONA Pay, và MONA Pay không thu phần trăm trên số tiền phụ huynh chuyển.
- 500 giao dịchmiễn phí mỗi tháng, đủ mọi tính năng
- Không thu %trên số tiền khách chuyển
- Tiền về thẳngtài khoản ngân hàng đứng tên bạn
- Từ 2022chạy tiền thật cho khách MONA
Chuyện đội MONA nghe từ các trường
Thu tiền ăn bán trú mầm non hàng tháng đang kẹt ở đâu?
Khách đến MONA làm phần mềm hay kể rằng ngày 5 hằng tháng là ngày căng thẳng, kế toán chưa ra về được vì sổ sách chưa khớp, còn cô giáo phải nhắn tin đòi tiền từng phụ huynh một. Dưới đây là bốn điểm kẹt phổ biến mà đội MONA nghe lại nhiều từ các trường mầm non.
Tính tiền ăn lẻ theo ngày nghỉ phép
Mỗi bé nghỉ phép số ngày khác nhau trong tháng, khiến khoản thu của từng em lệch nhau tới từng nghìn đồng. Kế toán phải lấy số ngày đi học nhân đơn giá, rồi trừ tiếp khoản đã thu thừa tháng trước nếu có. Con số lẻ như 1.237.000 đồng vừa khó kiểm tra vừa dễ nhập sai, tính sai một bé là phụ huynh khiếu nại ngay. Cô giáo đứng giữa cũng không xử lý được vì không có dữ liệu gốc trong tay.
Phụ huynh chuyển khoản thiếu thông tin nhận dạng
Cô giáo gửi thông báo đóng tiền vào nhóm Zalo lớp, kèm số tài khoản của trường. Phụ huynh chuyển khoản nhưng bỏ trống phần ghi chú, hoặc chỉ ghi tên bé mà không kèm tên lớp hay mã học sinh. Kế toán tải bảng sao kê ACB về rồi dò tay từng dòng, tìm đúng tên, đúng số tiền, đúng ngày mới gạch được. Cô giáo lại phải hỏi lại phụ huynh để xác nhận, mất cả buổi sáng mà chưa xong một lớp.
Đóng gộp tiền cho anh chị em học hai lớp
Hai bé học hai lớp khác nhau, ba mẹ muốn chuyển gộp 2.500.000 đồng cho nhanh thay vì chuyển hai lần. Vấn đề là kế toán phải tự chẻ nhỏ khoản tiền đó theo đúng hóa đơn từng bé, rồi ghi nhận vào hai danh sách thu của hai lớp riêng biệt. Thao tác thủ công này tưởng đơn giản nhưng ăn hết nửa buổi sáng khi số lượng gia đình gộp tiền lên đến vài chục.
Đối soát cuối tháng giữa tiền mặt và chuyển khoản
Một số phụ huynh nộp tiền mặt tại trường, số khác chuyển khoản qua nhiều ngân hàng khác nhau, khiến nguồn thu phân tán thành ít nhất hai luồng cần hợp. Kế toán phải đối chiếu sổ thu tiền mặt với sao kê ngân hàng và danh sách lớp, ba nguồn dữ liệu khác format, cập nhật theo giờ khác nhau. Lệch một nghìn đồng là phải dò lại từ đầu, và cuối tháng nào cũng có ít nhất vài dòng không khớp cần xử lý riêng.
Cách MONA Pay làm việc với phần mềm nhà trường
Từ lúc gửi QR tới lúc phần mềm gạch nợ, luồng tự động 5 bước
Đội MONA hay khuyên các trường hình dung luồng này như một dây chuyền: mỗi bước tự kích hoạt bước tiếp theo mà không cần ai ngồi canh. Anh chị chỉ cần cài đặt một lần, hệ thống chạy tự động từ ngày 1 sang ngày 5 hằng tháng mà không cần can thiệp thêm.
Bước 1, Phần mềm tính tiền thực tế từng bé
Vào cuối tháng, phần mềm đọc bảng điểm danh và tính số ngày đi học thực tế của mỗi bé, bao gồm cả những ngày nghỉ phép đã báo trước. Khoản thu được tính theo đúng đơn giá và trừ thẳng vào hóa đơn, ví dụ bé nghỉ 3 ngày thì phần mềm tự ra con đầu tiên.250.000 đồng mà không cần kế toán bấm thêm gì. Số liệu này làm căn cứ cho bước tiếp theo.
Bước 2, Hệ thống cấp mã VietQR định danh riêng từng bé
Với mỗi hóa đơn, MONA Pay tạo một tài khoản ảo ACB riêng cho bé đó, đây là con số định danh cố định trong suốt năm học, nên phụ huynh quét mã tháng nào cũng đúng tên bé tháng đó. Mã QR nhúng sẵn số tiền 1.250.000 đồng, phụ huynh không cần nhập tay bất cứ thứ gì. Chỉ cần mở app ngân hàng, quét mã, bấm xác nhận là hoàn tất.
Bước 3, Cô giáo gửi QR qua Zalo, phụ huynh nhận đúng nhóm lớp
Phần mềm xuất ảnh QR của từng bé, cô giáo chủ nhiệm nhận và gửi vào nhóm Zalo lớp chỉ với một thao tác. Phụ huynh lưu ảnh về máy rồi mở app ngân hàng quen dùng, Vietcombank, MB, Techcombank hay bất kỳ ngân hàng nào hỗ trợ VietQR đều được, quét và thanh toán trong chưa đầy 1 phút. Không ai phải cài thêm app mới hay lập tài khoản ở đâu.
Bước 4, Tiền vào thẳng tài khoản ACB của trường
Khoản tiền đi trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của phụ huynh vào tài khoản ACB của nhà trường, không qua ví trung gian, không qua bên nào giữ hộ. MONA Pay nhận tín hiệu báo có từ ACB ngay khi giao dịch được ghi nhận, thường trong vòng 3 giây sau khi phụ huynh bấm xác nhận.
Bước 5, Phần mềm tự gạch nợ và thông báo về Telegram
MONA Pay gửi webhook về phần mềm nhà trường, kèm thông tin định danh của bé để phần mềm biết cần gạch nợ cho ai. Nếu phụ huynh chuyển gộp 2.500.000 đồng cho hai anh em, webhook mang đủ thông tin để phần mềm tự chia và gạch cho cả hai, không cần kế toán can thiệp. Ngay sau đó, một thông báo gửi về nhóm Telegram của kế toán để xác nhận giao dịch đã được xử lý.
Tình huống thực tế trường hay gặp
Chuyển thiếu, chuyển thừa hay sai nội dung, phần mềm xử lý thế nào?
Phụ huynh chuyển thiếu tiền ăn
Phụ huynh lỡ tay sửa số và chuyển 1.200.000 đồng thay vì 1.250.000 đồng, thiếu đúng 50.000 đồng. Phần mềm vẫn ghi nhận khoản thanh toán này là hợp lệ và đánh dấu bé đã đóng tiền tháng đó, đồng thời tự động cộng dồn 50.000 đồng chưa thu vào hóa đơn tháng kế tiếp. Kế toán không cần nhớ hay ghi chú riêng, mọi thứ đã được ghi lại trong hệ thống và sẽ hiện ra tự động vào kỳ thu sau.
Phụ huynh chuyển thừa tiền
Nhiều phụ huynh quen làm tròn số cho tiện, ví dụ hóa đơn 1.250.000 đồng nhưng chuyển luôn 1.300.000 đồng. Khoản dư 50.000 đồng được hệ thống ghi vào ví nội bộ của bé thay vì bỏ ngỏ hoặc trả lại thủ công. Sang tháng sau, phần mềm tự trừ 50.000 đồng từ ví đó vào hóa đơn mới, phụ huynh chỉ cần đóng phần còn lại và nhận thông báo rõ ràng qua Zalo.
Phụ huynh xóa sạch nội dung chuyển khoản
Tài khoản ảo ACB của MONA Pay hoạt động theo nguyên tắc định danh qua số tài khoản, không phụ thuộc vào nội dung ghi chú, vì vậy dù phụ huynh bỏ trống hoàn toàn phần ghi chú, hệ thống vẫn biết chính xác khoản tiền đó thuộc về bé nào. Đây là điểm khác biệt so với cách thu qua số tài khoản chung của trường, nơi ghi chú là thứ duy nhất kế toán có thể bám vào để dò.
Phụ huynh đóng gộp nhiều khoản phí một lần
Kỳ thu tháng 9 gồm tiền ăn bán trú, phí học bán trú và phí xe đưa rước, ba khoản riêng biệt cần gạch vào ba sổ kế toán khác nhau. Phần mềm có thể tạo một mã QR tổng cho cả ba khoản, phụ huynh quét một lần và chuyển đúng tổng số tiền. Webhook trả về đủ thông tin để phần mềm tự chia khoản tiền đó vào đúng ba đầu mục, đảm bảo sổ sách từng khoản luôn khớp mà không cần kế toán tách tay.
Trường đang dùng phần mềm gì, nối thế nào?
Đã có phần mềm hay chưa, đội MONA đều có cách giúp anh chị nối được
Đội MONA hay khuyên các trường xác định rõ một điều trước tiên: phần mềm quản lý hiện tại của trường có cho phép nhận webhook từ bên ngoài không? Câu trả lời đó quyết định con đường nối MONA Pay nhanh hay chậm.
Đã có phần mềm, nối webhook một buổi
Nếu phần mềm của trường có endpoint nhận webhook, lập trình viên chỉ cần đọc tài liệu MONA Pay và viết thêm khoảng 30–50 dòng code để xử lý payload. Payload trả về gồm các trường như ma_hoc_sinh, so_tien, ma_giao_dich và thoi_gian, đủ để phần mềm biết gạch nợ cho ai và bao nhiêu. Một lập trình viên quen với ngôn ngữ phổ biến thường hoàn thành trong một buổi làm việc, sau đó chạy thử với vài giao dịch thật trước khi mở rộng toàn trường.
Chưa có phần mềm, MONA Software làm theo yêu cầu
Nếu trường đang quản lý bằng Excel hoặc phần mềm cũ không còn phát triển được nữa, MONA Software có thể thiết kế phần mềm mới theo đúng nghiệp vụ của trường, bao gồm điểm danh, tính tiền ăn, quản lý phép và báo cáo kế toán. Phần thu tiền tự động chạy trên MONA Pay được ghép vào ngay trong quá trình xây dựng, nên khi bàn giao là hệ thống chạy được luôn, không cần tích hợp thêm sau. Đội MONA đã làm hơn 14.000 dự án từ năm 2016, trong đó có nhiều phần mềm cho trường học và trung tâm giáo dục.
Nhờ AI tự nối thay lập trình viên
Trường có thể bảo AI như Claude hoặc Codex: nối MONA Pay vào app quản lý này, dùng MCP mcp.monacloud.vn/mcp. AI sẽ đọc tài liệu, viết code tích hợp và kiểm tra luồng webhook thay cho lập trình viên, anh chị chỉ cần chạy thử và xác nhận kết quả. Cách này phù hợp với trường có người biết dùng AI nhưng chưa có đội kỹ thuật riêng, hoặc muốn rút ngắn thời gian nối từ vài ngày xuống còn vài giờ.
Khác với cổng thanh toán truyền thống thu từ 1,5% đến 3% mỗi giao dịch, MONA Pay hoạt động theo mô hình API ngân hàng: tiền đi thẳng vào tài khoản doanh nghiệp, MONA Pay chỉ nhận tín hiệu báo có rồi chuyển thông tin đó cho phần mềm qua webhook. Phụ huynh dùng app ngân hàng nào hỗ trợ VietQR đều thanh toán được, không bắt buộc phải dùng một ngân hàng cụ thể hay cài thêm ví. Hiện tại MONA Pay nối trực tiếp với ACB qua tài khoản ảo; các ngân hàng khác đang mở dần, anh chị có thể hỏi đội MONA để biết tiến độ.
MONA dùng chính hệ thống này để thu tiền nội bộ từ nhiều năm trước khi mở cho doanh nghiệp bên ngoài dùng, đó là lý do đội MONA biết rõ những điểm kẹt thực tế sẽ gặp và đã xử lý sẵn trong thiết kế. Hơn 85% khách hàng quay lại làm việc với MONA ở dự án tiếp theo, con số đó đến từ kinh nghiệm hơn 14.000 dự án từ năm 2016. Anh chị có thể xem thêm các ca dùng thật hoặc tham khảo cách nhận báo biến động qua Telegram.
Chi phí
Trường 300 bé dùng MONA Pay không mất đồng nào
Mỗi phụ huynh đóng tiền ăn một lần mỗi tháng, nên trường 300 bé có khoảng 300 giao dịch. Con số đó nằm trong gói Miễn phí của MONA Pay.
- Gói Miễn phí
- 500 giao dịch/tháng
- Phí trên số tiền
- 0 đồng
- Trường 800 bé
- 99.000 đồng/tháng
Tiền ăn đi thẳng từ tài khoản phụ huynh vào tài khoản ACB của trường. MONA Pay chỉ đọc báo có rồi báo cho phần mềm, nên không có phí giữ tiền, cũng không có phí rút. Trường lớn hơn 500 bé thì gói Khởi nghiệp 99.000 đồng/tháng cho 2.000 giao dịch là đủ, dù mỗi bé đóng 1.250.000 đồng hay 2.000.000 đồng thì vẫn tính là một giao dịch. Trường đang dùng web hay phần mềm do MONA làm thì dùng MONA Pay miễn phí hoàn toàn. Bảng giá đầy đủ ở trang bảng giá.
Trường mầm non thu tiền ăn bán trú theo ngày thực tế có dùng được không?
Phần mềm đọc bảng điểm danh và tự tính số ngày đi học thực tế của từng bé, kể cả những ngày nghỉ phép đã được báo trước. Từ số ngày đó, hệ thống nhân với đơn giá và tạo ra hóa đơn chính xác tới từng nghìn đồng, ví dụ bé đi 18 ngày trong tháng 22 ngày thì ra đúng 1.250.000 đồng mà kế toán không cần tính tay. Mã QR cấp cho phụ huynh đã nhúng sẵn số tiền đó, phụ huynh quét và chuyển là khớp ngay.
Phụ huynh chuyển tiền gộp cho 2 anh em học cùng trường thì sao?
Phần mềm có thể tạo một mã QR tổng cho cả gia đình, trong đó mã hóa sẵn thông tin của cả hai bé và tổng số tiền cần đóng. Phụ huynh chuyển một lần duy nhất, webhook trả về đủ thông tin để hệ thống tự chia và gạch nợ cho từng bé vào đúng danh sách lớp, kế toán không cần làm gì thêm, không cần ghi chú hay tách tay.
Phụ huynh có cần tải app mới để nhận mã QR đóng tiền không?
Không cần cài thêm app nào cả. Cô giáo gửi ảnh QR thẳng vào nhóm Zalo của lớp, phụ huynh lưu ảnh về máy, mở app ngân hàng đang dùng sẵn, bấm quét mã QR rồi xác nhận thanh toán là xong. Bất kỳ ngân hàng nào hỗ trợ VietQR đều hoạt động được, anh chị không cần hướng dẫn phụ huynh đổi sang ngân hàng khác.
Kế toán đối soát ngày 5 hằng tháng thế nào?
Thay vì tải sao kê về và dò tay, kế toán mở màn hình lịch sử thu tiền trong phần mềm, mọi giao dịch hiện ra theo thời gian thực với đủ thông tin tên bé, lớp, số tiền và trạng thái. Kế toán xuất báo cáo trực tiếp từ phần mềm để gửi ban giám hiệu, không cần qua bước đối chiếu sao kê ngân hàng thêm nữa vì phần mềm và sao kê đã được đồng bộ tự động ngay khi giao dịch xảy ra.
Tiền thu được sẽ về đâu, có qua trung gian không?
Tiền đi thẳng từ tài khoản ngân hàng của phụ huynh vào tài khoản ACB của nhà trường, không dừng lại ở bất kỳ ví trung gian hay tài khoản nào khác trên đường đi. MONA Pay chỉ đóng vai trò nhận tín hiệu báo có từ ACB và chuyển thông tin đó cho phần mềm qua webhook. MONA Pay không giữ tiền và không thu phần trăm trên khoản 1.250.000 đồng hay bất kỳ giao dịch nào.
MONA có làm phần mềm quản lý ăn bán trú mầm non theo yêu cầu không?
Nếu trường có nghiệp vụ đặc thù, ví dụ tính tiền ăn theo khẩu phần riêng, hay quản lý thực đơn kết hợp thu phí, MONA Software sẽ thiết kế phần mềm theo đúng quy trình của trường thay vì ép trường chạy theo một mẫu cứng. Phần thu tiền chạy trên MONA Pay được tích hợp sẵn trong quá trình xây dựng, nên bàn giao xong là hệ thống chạy được luôn, không cần tích hợp thêm sau. Anh chị liên hệ đội MONA để trao đổi nghiệp vụ cụ thể trước khi báo giá.
Bắt đầu với MONA Pay
Nối ngân hàng hôm nay để đơn chuyển khoản tự xác nhận
Tạo tài khoản là dùng ngay, miễn phí 500 giao dịch mỗi tháng. Muốn thử trước thì sandbox tạo giao dịch tiền vào giả, không tốn tiền thật.