Kế toán · hộ kinh doanh · nhận tiền là lập hoá đơn
Xuất hoá đơn điện tử khi nhận tiền: tiền vào là có bản nháp
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hoá đơn là thời điểm thu tiền, không phải cuối tháng hay cuối kỳ đối soát. MONA Pay đọc biến động số dư từ ngân hàng trong 2-5 giây rồi báo cho phần mềm hoá đơn qua webhook. Phần mềm dựng nháp hoá đơn ngay lúc đó, kế toán chỉ mở ra kiểm rồi ký số. Dùng miễn phí đến 500 giao dịch mỗi tháng.
- 500 giao dịchmiễn phí mỗi tháng, đủ mọi tính năng
- Không thu %trên số tiền khách chuyển
- Tiền về thẳngtài khoản ngân hàng đứng tên bạn
- Từ 2022chạy tiền thật cho khách MONA
Luật ghi thế nào
Nhận tiền lúc nào thì phải xuất hoá đơn ngay?
Kế toán hỏi đội MONA nhiều nhất câu này khi bàn nối MONA Pay vào phần mềm hoá đơn. Trả lời đúng theo nghị định trước, rồi mới tính chuyện tự động hoá.
| Loại giao dịch | Thời điểm lập hoá đơn | Nguồn |
|---|---|---|
| Bán hàng hoá | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/06/2025) |
| Cung ứng dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP |
| Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ | Thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc giữ chỗ chưa gắn với một dịch vụ cụ thể | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP |
Bảng trên lấy đúng chữ trong nghị định. Trường hợp riêng của từng công ty theo ngành nghề và hợp đồng cụ thể thì kế toán trưởng vẫn là người quyết định cuối cùng, đội MONA chỉ chịu trách nhiệm phần công nghệ báo tin và dựng nháp.
Cách MONA Pay làm
Tiền vào là hoá đơn lên nháp, không ai phải gõ tay
Đây là luồng cho công ty đã có phần mềm hoá đơn điện tử, nối thêm MONA Pay ở giữa để bỏ khâu gõ tay và tra cứu mã số thuế.
Khách chuyển khoản theo mã QR gắn sẵn số tiền và mã đơn
Phần mềm bán hàng hoặc phần mềm dịch vụ sinh mã VietQR đã điền số tiền, khách chỉ quét và bấm xác nhận, không tự gõ số tiền hay nội dung.
ACB báo biến động số dư cho MONA Pay ngay lúc đó
Không có bước trung gian giữ tiền. Ngân hàng thấy tiền vào là báo cho MONA Pay trong vài giây, kể cả ngoài giờ hành chính.
MONA Pay gửi webhook ký HMAC-SHA256 sang phần mềm hoá đơn
Phần mềm khớp mã đơn, lấy tên khách và mã số thuế nếu khách đã khai, điền số tiền thực nhận, rồi dựng hoá đơn ở trạng thái nháp.
Kế toán mở nháp, kiểm rồi ký số phát hành
Máy không tự ký thay kế toán. Máy chỉ bỏ khâu gõ tay và dò sao kê, phần quyết định cuối cùng vẫn nằm ở người.
Công ty chưa có phần mềm hoá đơn nối API thì đội MONA đang phát triển MONA eInvoice để làm trọn gói phần này, liên hệ 1900 636 648 để hỏi tiến độ. Muốn nối phần mềm hoá đơn đang dùng qua API riêng thì xem tài liệu webhook.
Bốn ca khó kế toán hay gặp
Nhận cọc, trả nhiều lần, trả thừa, khách cần hoá đơn công ty thì tính sao?
Khách đặt cọc giữ chỗ
Cọc giữ chỗ, chưa gắn với một dịch vụ cụ thể đã xác định, thì chưa phải lập hoá đơn ngay theo hướng dẫn hiện hành. Hoá đơn lập khi khoản cọc chuyển thành tiền thanh toán cho dịch vụ đã hoàn thành hoặc đang cung cấp. MONA Pay vẫn báo khoản cọc về phần mềm để ghi nhận, phần mềm gắn nhãn “cọc” chứ không tự lập hoá đơn lúc này.
Khách trả nhiều lần
Mỗi lần chuyển khoản là một lần MONA Pay báo về. Phần mềm hoá đơn lập theo đúng số tiền thực nhận của lần đó, kế toán không phải cộng dồn bằng tay để chờ đủ mới xuất một tờ.
Khách chuyển thừa hoặc thiếu
Phần mềm không tự lập hoá đơn khi số tiền lệch với đơn hàng. Giao dịch đó vào trạng thái “chờ duyệt” trên dashboard, kế toán xem rồi quyết định hoàn tiền thừa hay xuất hoá đơn bổ sung cho phần thiếu.
Khách cần hoá đơn công ty
Cần tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trước khi phần mềm phát hành. Khách chuyển khoản mà chưa gửi thông tin này thì hoá đơn nháp vẫn chờ, kế toán bổ sung khi khách gửi mã số thuế qua Zalo hoặc form thu thông tin.
Chi phí
Miễn phí 500 giao dịch mỗi tháng, không thu phần trăm
MONA Pay không thu phí phần trăm trên số tiền ở bất kỳ gói nào. Gói Miễn phí là 0 đồng mỗi tháng, không hết hạn, 500 giao dịch tiền vào mỗi tháng, đủ tài khoản ảo, VietQR động, webhook, Telegram và API.
Vượt mức miễn phí thì dùng gói Khởi nghiệp 99.000 đồng mỗi tháng cho 2.000 giao dịch, trả năm còn 990.000 đồng. Khách đang dùng web, phần mềm hay hosting của The MONA Group dùng MONA Pay miễn phí hoàn toàn.
Hoá đơn điện tử có phí riêng theo nhà cung cấp phần mềm hoá đơn, khoản này không tính vào MONA Pay. MONA Pay chỉ tính phí theo số giao dịch báo có, không liên quan số hoá đơn phát hành.
Bao lâu sau khi khách chuyển khoản thì phải xuất hoá đơn?
Nghị định quy định thời điểm lập hoá đơn là thời điểm thu tiền, không quy định cụ thể phải xuất trong bao nhiêu phút. MONA Pay báo tiền về trong 2-5 giây, phần mềm dựng nháp ngay lúc đó, nên kế toán duyệt và ký số sớm trong ngày là an toàn nhất.
Thu tiền cọc giữ chỗ có phải xuất hoá đơn ngay không?
Cọc giữ chỗ chưa gắn với một dịch vụ cụ thể thì chưa phải lập hoá đơn ngay theo hướng dẫn hiện hành. Hoá đơn lập khi khoản cọc chuyển thành tiền thanh toán cho dịch vụ đã hoàn thành hoặc đang cung cấp. Trường hợp riêng của công ty thì kế toán nên hỏi thêm đơn vị tư vấn thuế.
Khách chuyển khoản nhưng chưa gửi mã số thuế công ty thì sao?
Hoá đơn nháp vẫn được dựng theo số tiền và mã đơn, nhưng phần tên công ty và mã số thuế để trống chờ khách gửi. Kế toán bổ sung thông tin trước khi ký số phát hành, không phát hành hoá đơn thiếu mã số thuế cho khách cần hoá đơn công ty.
MONA Pay có tự ký số phát hành hoá đơn thay kế toán không?
Không. MONA Pay chỉ báo tiền về và giúp phần mềm hoá đơn dựng nháp. Việc kiểm và ký số phát hành vẫn do kế toán bấm, MONA Pay không có quyền và không giữ chữ ký số của công ty.
Chưa có phần mềm hoá đơn điện tử thì MONA Pay có giúp được không?
MONA Pay vẫn báo có về dashboard my.monapay.vn và nhóm Telegram để kế toán biết tiền đã vào. Phần tự lập hoá đơn cần phần mềm hoá đơn nối API, đội MONA đang phát triển MONA eInvoice để làm trọn gói việc này, gọi 1900 636 648 để hỏi tiến độ.
Phí sử dụng MONA Pay cho phần xuất hoá đơn tính thế nào?
Miễn phí 500 giao dịch tiền vào mỗi tháng, không hết hạn, không thu phần trăm trên số tiền. Vượt mức thì dùng gói Khởi nghiệp 99.000 đồng mỗi tháng cho 2.000 giao dịch. Phí phần mềm hoá đơn điện tử tính riêng theo nhà cung cấp phần mềm đó.
Công ty đang dùng MISA hoặc Viettel, có nối MONA Pay được không?
Nối được, theo tài liệu webhook. Phần mềm nào nhận được webhook đều gắn vào luồng dựng nháp hoá đơn. Không có người kỹ thuật thì đội MONA làm theo yêu cầu, viết lớp nối cho công ty.
Bắt đầu với MONA Pay
Nối ngân hàng hôm nay để đơn chuyển khoản tự xác nhận
Tạo tài khoản là dùng ngay, miễn phí 500 giao dịch mỗi tháng. Muốn thử trước thì sandbox tạo giao dịch tiền vào giả, không tốn tiền thật.