Lớp học, trung tâm dùng MONA Pay: học phí tự xác nhận, không dò sao kê
Video hướng dẫn
Xem transcript video (8 phần)
Không dò sao kê học phí
Cuối tháng, giáo vụ của bạn phải dò từng dòng sao kê để biết phụ huynh nào đã đóng học phí, nhất là khi tên trùng hoặc số tiền thiếu. Trong vài phút, mình sẽ thiết lập quy trình không cần lập trình: nối tài khoản của lớp, báo tiền vào nhóm Zalo, rồi gửi link thu học phí theo từng học viên. Tiền vừa tới là giáo vụ có thông tin để khớp người, còn phụ huynh có thể nhận email làm căn cứ khi cần biên lai.
Nối tài khoản trung tâm
Vào my.monapay.vn, tạo tài khoản, sau đó mở mục Ngân hàng. Nhập số tài khoản đứng tên chủ lớp hoặc trung tâm và số điện thoại đã đăng ký với ngân hàng. Ngân hàng gửi hai mã OTP về điện thoại; nhập đủ hai mã để nối tài khoản và bật thông báo giao dịch. Phụ huynh sẽ chuyển thẳng vào tài khoản này. MONA Pay không giữ học phí, hệ thống chỉ đọc thông báo rồi chuyển tin sang các kênh đã chọn.
Thêm nhóm giáo vụ
Tạo nhóm Zalo gồm giáo vụ và kế toán nếu có. Thêm bot theo hướng dẫn trong dashboard, tạo cấu hình và bấm Gửi thử trước khi áp dụng cho học phí thật. Từ lúc kết nối chạy, mỗi khoản vào tài khoản đã nối trở thành một tin nhắn trong nhóm. Giáo vụ không cần dùng app ngân hàng của chủ trung tâm, và mọi người phụ trách thu phí đều nhìn cùng một nguồn thông tin.
Tạo link theo học viên
Trong mục Trang thanh toán, tạo link đúng mức học phí và đặt tên theo học viên. Đầu tháng, gửi link qua Zalo cho phụ huynh. Khách bấm link sẽ thấy màn hình chuyển khoản điền sẵn số tiền. Nếu phụ huynh đóng trực tiếp khi đưa đón con, bạn có thể in QR và dán tại lớp. Với hai học viên có cùng mức phí, link riêng hoặc nội dung có tên học viên giúp phân biệt rõ.
Tin báo và biên lai
Khi tiền vào, nhóm giáo vụ nhận tin có số tiền và nội dung chuyển khoản. Phụ huynh đồng thời nhận email xác nhận đã đóng học phí, dùng làm biên lai khi cần. Giáo vụ cũng có thể dùng email đó hoặc lịch sử giao dịch trên dashboard làm căn cứ xuất biên lai. Cách làm này giảm việc tìm lại sổ tay. Nếu phụ huynh hỏi đã đóng chưa, giáo vụ tra tin nhóm, email hoặc lịch sử thay vì dò toàn bộ sao kê.
Tách lớp bằng VA
Trung tâm có nhiều lớp hoặc nhiều cơ sở nên tách bằng tài khoản ảo. Mỗi lớp hay cơ sở dùng một số riêng; cuối tháng mở dashboard và lọc theo từng tài khoản ảo để xem nguồn thu. Giáo vụ từng nơi chỉ theo dõi nhóm của cơ sở mình, còn chủ trung tâm có thể xem gộp. Đây là cách giảm nhầm khi nhiều phụ huynh chuyển cùng ngày và cùng một mức học phí.
Tránh nhầm học viên
Lỗi hay gặp là dùng một link chung cho mọi học viên rồi không có tên trong nội dung. Khi đó hai khoản bằng nhau rất khó phân biệt. Hãy đặt tên link theo học viên hoặc nhắc phụ huynh ghi tên con. Nếu nhóm chưa có tin, bấm Gửi thử để kiểm tra bot và xem lại bước nhập đủ hai OTP. Khi phụ huynh hỏi lại, tra email xác nhận hoặc lịch sử giao dịch thay vì lục sổ ghi tay.
Chốt quy trình học phí
Quy trình thu học phí hoàn chỉnh là gửi link đúng người, chờ tiền vào, nhận tin ở nhóm rồi lưu căn cứ email hoặc dashboard. Giáo vụ không phải dò từng dòng sao kê để hỏi lại phụ huynh. Trung tâm bán thêm tài liệu qua mạng có thể dùng cùng cách của shop online. Xem hướng dẫn tại monapay.vn/docs/dung-ngay/lop-hoc, đăng ký tại my.monapay.vn. Cần hỗ trợ, gọi một chín không không, sáu ba sáu, sáu bốn tám.
Phụ huynh chuyển học phí xong, không nhắn báo lại, giáo vụ cuối tháng mở sao kê ngân hàng dò từng dòng để khớp với danh sách học viên, tên trùng nhau hoặc chuyển thiếu vài chục nghìn là phải gọi hỏi lại từng phụ huynh. Bài này hướng dẫn lớp học, trung tâm nhỏ dùng MONA Pay để học phí tự ghi nhận khi phụ huynh chuyển khoản, giáo vụ không phải dò sao kê bằng tay.
Cho AI agent đọc trang này
Bản markdown thô của đúng trang này:
https://monapay.vn/docs/dung-ngay/lop-hoc.md. Mục lục toàn bộ tài liệu MONA Pay:https://monapay.vn/llms.txt. Dán prompt dưới đây cho ChatGPT hoặc Claude để được hướng dẫn từng bước cho đúng lớp của bạn.
Kịch bản khi đã dùng MONA Pay
Đầu tháng, giáo vụ gửi thông báo học phí qua nhóm Zalo phụ huynh kèm link thu tiền đã điền sẵn đúng mức học phí của con mình. Phụ huynh bấm vào link, xác nhận chuyển khoản trong app ngân hàng, không cần nhớ số tài khoản trung tâm hay tự gõ số tiền.
Tiền vừa vào tài khoản trung tâm, nhóm Zalo giáo vụ nhận ngay tin báo tên học viên và số tiền, đồng thời phụ huynh nhận một email xác nhận đã đóng học phí, dùng làm biên lai khi cần. Giáo vụ không phải mở app ngân hàng dò tên từng phụ huynh, cũng không phải gọi điện hỏi lại “chị đã chuyển học phí tháng này chưa”.
*Giáo vụ thấy tin báo học phí ngay trong nhóm, không phải dò sao kê ngân hàng để khớp tên từng học viên.*Các bước thực hiện
1. Nối tài khoản ngân hàng của lớp, trung tâm
Vào my.monapay.vn, tạo tài khoản, sau đó vào mục Ngân hàng nhập số tài khoản và số điện thoại đã đăng ký với ngân hàng. Ngân hàng gửi hai mã OTP về điện thoại chủ lớp hoặc chủ trung tâm, nhập đủ hai mã là nối xong.
2. Thêm nhóm Zalo cho giáo vụ
Tạo nhóm gồm giáo vụ và kế toán nếu có, thêm bot MONA Pay vào nhóm theo hướng dẫn trong dashboard. Từ lúc này, mỗi khoản học phí vào tài khoản đã nối đều thành một tin nhắn trong nhóm.
Thêm bot vào nhóm giáo vụ, bấm gửi thử trước khi áp dụng cho học phí thật.
3. Gửi link thu học phí hoặc mã QR theo từng học viên
Trong dashboard, mục Trang thanh toán cho phép tạo link thu tiền theo đúng mức học phí, đặt tên link theo tên học viên để dễ theo dõi. Gửi link qua nhóm Zalo phụ huynh mỗi đầu tháng, hoặc in mã QR dán tại lớp cho phụ huynh đóng trực tiếp khi đưa đón con.
Tạo link thu học phí đúng số tiền, đặt tên theo học viên để giáo vụ khớp đúng người ngay khi có tin báo.
Mẹo dùng cho lớp học, trung tâm
Ghi tên học viên vào nội dung chuyển khoản. Nhắc phụ huynh ghi tên con vào nội dung, hoặc giáo vụ tạo link thu tiền riêng cho từng học viên để nội dung tự khớp. Cách này giúp phân biệt hai phụ huynh đóng cùng một mức học phí trong cùng một buổi.
Dùng biên lai email làm bằng chứng đã đóng. Phụ huynh hay hỏi lại “đã đóng chưa, sao không thấy gì”, giáo vụ chỉ cần tìm email xác nhận đã gửi tới địa chỉ phụ huynh đăng ký, không cần lục lại sổ ghi tay.
Trung tâm nhiều lớp thì tách theo tài khoản ảo. Mỗi lớp hoặc mỗi cơ sở dùng một số tài khoản ảo riêng, cuối tháng chủ trung tâm mở dashboard lọc theo từng tài khoản ảo là biết ngay lớp nào thu đủ, lớp nào còn thiếu, không phải cộng tay từng dòng sao kê.
Bài liên quan
Trung tâm có bán thêm tài liệu hoặc khoá học qua Facebook thì đọc thêm bán hàng online. Muốn xem lại ba việc gốc, hoặc cần số tổng đài khi kẹt bước nào, quay lại trang tổng quan Dùng ngay.